В ЮАР нет строгого определения способа учета рабочего времени. В нашей стране принято вести учет рабочего времени тремя способами.
Следует отметить, что это наиболее распространенные учетные периоды. Отметим, что на практике в деловом администрировании можно настроить контроль на любой другой период. Однако следует помнить, что по закону максимальный учетный период установлен для вредных условий труда (один год при трехмесячной работе). Обычно администрация определяет учетный период в соответствии с рабочей программой каждой конкретной штатной единицы.
Если ведение табелей учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13) является обязательным для каждой организации, то составление календаря рабочего времени сотрудников происходит только по инициативе руководителя. Этому факту есть две причины
Как вести ежедневник
Поскольку календари не являются обязательными, закон не устанавливает стандартный формат документа. Каждая компания может разработать свой вариант календаря и прописать в нем все необходимые для учета данные. На обложке рекомендуется писать.
Основную часть календаря лучше всего оформить в виде таблицы. Практика показывает, что наиболее удобным вариантом является именно такая форма (печатная или электронная) со следующими минимальными графами
Бланк рабочего календаря: образец.
Скачайте бланк и сделайте его рабочим!
Такие календари можно приобрести в магазинах, торгующих специальной канцелярской продукцией. Они уже сложены, имеют титульный лист и содержат все необходимые для заполнения графы. Часто в инструкции необходимо добавить дополнительные графы. Например, это может быть графа для перерывов на обед или сверхурочных часов. Все эти дополнительные графы можно добавить в самостоятельно созданный счет, который затем можно распечатать. Многие современные компании применяют практику ведения электронного календаря.
Как вести ежедневник
В соответствии с графиком работы сотрудников каждое предприятие может определить периодичность внесения записей в календарь. Как правило, она должна быть следующей
Календари обычно хранятся в течение одного года, после чего создается новый календарь. Календари рабочего времени не следует выбрасывать или уничтожать сразу после окончания срока их действия. Срок его хранения определяется внутренним регламентом (не менее пяти лет). По истечении этого срока календарь может быть уничтожен.
В некоторых организациях можно наблюдать следующие картины Журналы находятся в кабинете секретаря или бригадира, в них сотрудники самостоятельно делают записи о приходе или уходе. Ценность этой информации невелика. Гораздо эффективнее вести такие журналы в электронном виде. Это обычное приложение Microsoft Excel Table, открывающее отличные возможности для соблюдения режима рабочего времени. Автоматический подсчет рабочего времени, ссылки на каждого сотрудника, сортировка и поиск по дате, фамилии и т. д. Читайте в журнале «Справочник секретаря»: четыре инструмента для облегчения работы с учетными листами Excel
Если календарь ведется в печатном виде, то все листы нумеруются и перевязываются бечевкой, затем количество листов проставляется на последней странице, скрепляется печатью и подписью сотрудника, ответственного за ведение календаря. После этого каждая заполненная страница календаря должна быть подписана.
Лицо, ответственное за ведение календаря.
Сотрудник, ответственный за соблюдение данного учетного документа, определяется администрацией самостоятельно.
Обычно за календарем следит специалист по кадрам или ответственный бухгалтер. В зависимости от этого определяется место, где документ будет храниться в течение всего срока его действия.
Определение руководителя может быть осуществлено одним из двух способов
В последнем случае эта дополнительная обязанность должна быть внесена в трудовой договор или должностную инструкцию сотрудника, чтобы соответствовать календарю. Ответственное лицо несет ответственность не только за точность информации, занесенной в календарь, но и за ее своевременную и полную передачу специалисту по расчету заработной платы.
Материал, который поможет избежать штрафов и ошибок на рабочем месте:
Кто должен использовать журнал учета рабочего времени?
В соответствии со статьей 91 Трудового кодекса РФ работодатель обязан соблюдать порядок регистрации фактического исполнения работниками трудовых обязанностей. Однако закон не регламентирует, каким образом работодатель должен выполнять эту обязанность.
К 2013 году российские предприятия смогут использовать на рабочих местах хронометраж интегрированных форм, в частности, его постановление от 1 января 2004 года. Потребуется две формы: форма Т-12, предназначенная для ручного ввода данных о наличии работников, и форма Т-13, адаптированная для ввода данных с помощью работников.
С 2013 года предприятия не обязаны использовать формы Т-12 и Т-13, но практической необходимости в отказе от них обычно нет. Эти формы хорошо знакомы опытным сотрудникам и очень просты для освоения новичками. Оба документа называются официальными рабочими листами, но на практике их часто называют «календарями».
Технически простой способ учета рабочего времени — форма Т-12 — используется потому, что ее заполнение не предусматривает компьютерной системы учета посещений сотрудников.