При обращении в банки, посольства и другие инстанции работникам может понадобиться помощь работодателя в подтверждении древности, местонахождения или места работы. Узнайте, как составить документ в соответствии с новым ГОСТом, используя всю необходимую информацию.
Читайте в HR-системах: как выдавать копии, справки или выписки по запросу работника
Когда работники могут запросить выписки из трудовой книжки
Оригинал документа хранится у работодателя с момента приема сотрудника на работу и до окончания срока действия трудового договора с ним. Работник получает копию трудовой книжки только в редких юридических случаях. Она представляется в СФО для получения пенсионных выплат. Во всех остальных случаях выдается копия, справка или выписка из трудовой книжки.
Кроме того, можно запросить выписку из трудовой книжки для предоставления третьему лицу. Например, сотрудник, который не смог покинуть прежнее место работы, проходит собеседование в другой компании, где ему необходимо подтвердить стаж работы или получить кредит или ипотеку в банке. Документ содержит персональные данные и выдается только на основании письменного запроса сотрудника.
Чтобы получить выписку из трудовой книжки, сотрудник должен заполнить заявление и подать его в отдел кадров. Поскольку единого формата документа не существует, сотрудник может оформить его в любом виде.
Заявление на получение выписки из трудовой книжки: образец
Внимание! Если через некоторое время сотрудник, недавно получивший выписку, повторно обратится с аналогичным заявлением, отказать ему не смогут.
Выписка из трудовой книжки, утвержденная работодателем, должна быть выдана
Согласно закону, выписки и другая документация по работе должны выдаваться работникам в течение трех дней с момента получения письменного запроса. В крупных компаниях с большим количеством сотрудников отдел кадров может получать такие запросы ежедневно.
Важно. Если сотрудник перешел на электронную рабочую папку и ему нужны выписки, он может получить их на сайте «Госуслуг» в ФИС или МФЦ. Сотрудники, у которых остались трудовые книжки, также могут получить выписки через них. Справки выдаются в виде сканированной копии стадиона в форме СТД-СФР, которая отправляется на электронную почту сотрудника. Предварительный отчет подписывается электронной подписью СФР.
Читайте HR-системы: как заполнить и выдать сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Как сделать выписку из трудовой книжки: образец и инструкция
Используйте пошаговую инструкцию для выдачи сведений о трудовой деятельности.
Шаг 1: Введите заявление, принятое работником. Отсчитайте 3 дня непосредственно с даты регистрации, чтобы определить крайний срок выдачи сметы из трудовой книжки. Если документ не будет готов в течение трех дней, работодатель нарушает требования статьи 62 Трудового кодекса РФ.
Шаг 2. Заполните «шапку» выписки из трудовой книжки. Если форма не корпоративная, укажите полное и случайное название агентства. Обязательно укажите дату выдачи трудовой книжки и обязательно сведения о ее владельце, скопированные на оригинальную обложку: фамилию, имя и отчество, дату рождения, уровень образования, род занятий (профессиональный).
Шаг 3: заполните основную часть. Табличную форму рекомендуется разделить на четыре колонки. В разделе «Информация о проекте», как на странице в оригинальном формате. Скопируйте записи без сокращений и аббревиатур, но с порядковыми номерами и датами. Не забудьте сослаться на команду или другой документ, для которого был составлен список. Вся информация в цитате должна точно соответствовать оригиналу.
Шаг 4: Проверьте и датируйте отрывок. Документы без дат и реквизитов могут быть не приняты вашими сотрудниками. Вам снова придется потратить время, но теперь уже только на пересдачу. Чтобы не допустить ошибок, ориентируйтесь на примерные отрывки из трудовой книжки.
Языки, используемые для оформления выписок из трудовой книжки
Сама справка и все сведения, подтверждающие ее подлинность, должны быть написаны только на русском языке (статья 62 Трудового кодекса РФ). Если работник просит перевести документ на английский или любой другой иностранный язык, например, для получения визы или трудоустройства в иностранную компанию, объясните, что это не входит в обязанности работодателя. Получив выписку на руки, сотрудник всегда может перевести ее за свой счет и заверить в соответствии с положениями статьи 35 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.
Читайте в журнале «Кадровый бизнес»: сотрудник завалил отдел кадров просьбами о предоставлении копий документов. Когда можно отказать?
Читайте в журнале «Кадровое дело»: как выдавать копии трудовых книжек с учетом позиции Минтруда.
Каждый работник имеет право запросить у работодателя выписки из трудовых книжек и других документов, связанных с работой. Если кадровая служба получит такой запрос, она выдаст правильно оформленную и заверенную выписку в течение трех дней, чтобы не нарушить статью 62 Трудового кодекса РФ.
Скачать образцы документов и контрольных листов, необходимых для кадровой работы