Стоимость подарков сотрудникам может варьироваться от недорогих сладостей и мягких игрушек до бытовой техники и дорогих аксессуаров.
Однако здесь важно помнить об условиях правильного оформления серии и выдачи подарков локальных актов и других оттенков, которые могут избежать налоговых органов. Когда должен быть оформлен письменный договор дарения? Кто может дарить или не принимать подарки? Всегда ли при выдаче обязательных подарков удерживается налог?
Порядок выдачи подарков сотрудникам
Работодатель имеет право поощрять работников, добросовестно выполняющих свои трудовые обязанности, хвалить, выплачивать премии, награждать ценными подарками, почетными грамотами. (часть первая статьи 191 Трудового кодекса РФ). При этом подарки могут вручаться работникам как по традиционным (праздники, дни рождения, юбилеи и т. д.), так и за выполнение трудовых обязанностей.
Трудовой кодекс не обязывает работодателя регламентировать процесс предоставления локальных актов. В то же время определение причин и условий дарения во внутреннем документе может быть выгодно работодателям. Во-первых, это позволяет избежать вопросов со стороны налоговых органов. Во-вторых, исключаются возможные ошибки при стандартизации дарения. В-третьих, это помогает повысить преданность сотрудников.
Нет необходимости создавать отдельный локальный акт, определяющий условия и порядок выдачи подарков. Необходимые пункты могут содержаться в действующих документах, например, в правилах внутреннего трудового распорядка, социальных гарантиях, надбавках или коллективном договоре (при наличии) (часть первая статьи 8 Трудового кодекса РФ).
В документах рекомендуется прописать все случаи, когда работодатель предлагает подарок работнику, определить документальное оформление подарка, установить категории работников и пределы стоимости подарка. Например, можно указать, что для работников профильных специальностей предельная стоимость подарка составляет 2 000 р., для специалистов и административно-управленческого персонала — до 4 000 р., для руководителей — до 6 000 р., для детей работников — до 1 000 р.
Чтобы обеспечить обоснованность расходов на подарки, рынок и вопрос должны быть надлежащим образом оформлены. Прежде всего, работодатель должен издать приказ о проведении праздничного мероприятия. Закупать подарок целесообразно централизованно, оформив договор купли-продажи. В нем должны быть указаны следующие ключевые условия
— количество товара (статьи 455, 465 и 3 Закона РФ),
Если подарки сотрудникам приобретаются в розничных торговых точках, то факт продажи должен быть подтвержден чеком и накладной.
Факт выдачи подарка к приказу о поощрении всегда лучше зафиксировать в бланке, заявление составляется в произвольной форме. Кроме того, зафиксируйте премию в трудовой книжке и в личной карточке сотрудника.
Нужно ли оформлять договор дарения?
Пункт 2 статьи 574 Гражданского кодекса РФ) следует заключить, если компания приобрела дорогой подарок сотруднику, стоимость которого превышает 3 000 рублей. Наличие документа подтверждает стоимость подарка, факт передачи его сотруднику и избежание накопления страховых взносов на сумму презента
Кому нельзя дарить и принимать подарки?
Следует помнить, что не все имеют право дарить и получать дорогие подарки. Если организация хочет поздравить, например, сотрудника налоговой службы или органа местного самоуправления, то такой подарок недопустим. Дело в том, что закон запрещает дарить подарки на сумму более 3 000 рублей государственным служащим в связи с их должностным положением или в связи с исполнением ими служебных обязанностей (абзац 3 пункта 1 статьи 575 Гражданского кодекса РФ).
Исключение составляют подарки в связи с протокольными мероприятиями, командировками и другими официальными мероприятиями (пункт 2 статьи 575 Гражданского кодекса Российской Федерации). Однако и в этом случае подарки стоимостью от 3 000 рублей считаются государственной собственностью. Работник обязан передать его по акту в учреждение, в котором находится подарок (статья 575, п. 2 Гражданского кодекса РФ).
Подарки для детей сотрудников
Помимо самих сотрудников, подарки можно дарить детям. Как правило, это игры, сладости, билеты на новогодние праздники и т. д. Порядок выдачи подарков детям работников также может быть определен локальным актом организации (ст. 22 Трудового кодекса РФ, раздел 4, ст. 4, п. 7 7). Может быть определена возрастная категория ребенка, которому вручается подарок, и минимальные условия труда работника предприятия. Например, можно предусмотреть, что работник имеет право на получение подарка для своего малолетнего ребенка, если он проработал в организации не менее трех месяцев.
Для того чтобы вручить подарки детям работников, необходимо сначала составить список сотрудников, имеющих детей. Важно учесть их количество и возраст. Далее необходимо издать приказ о приобретении подарка, установить срок сдачи и определить ответственных за составление списка. Стандартной формы для таких распоряжений не существует, и они могут быть составлены в любом формате.
Поскольку стоимость подарка ребенку обычно не превышает 3 000 рублей, составлять договор дарения не обязательно. Если компания организует новогодний праздник, подарки можно вручить родителям или самим детям.
Порядок налогообложения подарков
Поскольку вручение подарков является безвозмездной передачей имущества, расходы на приобретение этих ценностей не включаются в налоговую базу по налогу на прибыль (ст. 270 Налогового кодекса РФ). Работодатели могут приобретать такие подарки только за счет чистой прибыли (письмо Минфина России от 17 мая 2006 г. № 03-03-04/1/468). Кроме того, компания должна начислить НДС со стоимости товаров, приобретенных в качестве новогодних подарков для сотрудников (письмо Минфина России от 22 января 2009 г. № 03-07-11/16). Это связано с тем, что передача права собственности на товары в порядке обмена для целей НДС признается их реализацией (подпункт 2 пункта 1 статьи 146 НК РФ, 146 ФЗ).
Заместитель генерального директора ООО «Аэростат» в день Великого праздника получил в подарок кофемашину с крышкой стоимостью 4 200. Поскольку стоимость подарка превышает 4 000 рублей, работодатель должен удержать из зарплаты сотрудника налог на доходы физических лиц в следующем размере: (4 200 — 4 000 рублей) х 13% = 26 рублей.
Необходимость уплаты подоходного налога с пожертвований зависит от суммы, на которую был приобретен подарок. Подарки стоимостью до 4 000 рублей в год не облагаются подоходным налогом с физических лиц (абз. 2 п. 90). Если стоимость подарка превышает 4 000 рублей, то с суммы превышения уплачивается налог по ставке 13 % (п. 1 ст. 224 НК РФ). Работодатель обязан удержать стоимость подарка (пункт 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ) при выплате очередной зарплаты работнику и уплатить налог в последний бюджет. В дальнейшем производится удержание (пункт 6 статьи 226 Налогового кодекса Российской Федерации).
Что касается страховых взносов, то необходимость их уплаты зависит исключительно от процесса оформления документов на пожертвование. Если презент указан в письменном договоре дарения, взносы платить не нужно (ч. 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ, письма Минздравсоцразвития России от 5 марта 2010 г. № 473—19, от 12 августа 2010 г. № 473—19).
Если в трудовом договоре нет документа, подтверждающего наличие у работника регионального акта работодателя, а подарок предложен, то вы обязаны собрать и уплатить страховые взносы (письмо Минздравсоцразвития России от 5 марта 2010 г. № 473— 19).